哈尔滨工业大学总务处/后勤集团采购工作实施细则

哈尔滨工业大学总务处/后勤集团采购工作实施细则

第一章          总  则

第一条  为加强对总务处/后勤集团采购工作的管理，规范采购行为，明确采购流程，强化成本控制，保证总务处/后勤集团物资采购工作的合法性、公开性、透明性，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和《哈尔滨工业大学采购管理办法》等文件要求，结合实际情况，制定本细则。

第二条  适用范围

（一）主副食原材料；

（二）低值易耗品；

（三）小修工程材料，包括：水、电、暖、土建材料等；

（四）30万元以下后勤保障所需的大宗物品，包括：仪器设备、家具、办公耗材等；

（五）30万元以下的有偿服务，包括：四害消杀、树木修剪等；

（六）30万元以下的维修改造工程，包括：建筑物和构筑物的改建、扩建、装修、拆除、设计、监理、咨询等。

第三条  小修工程材料采购由动力与维修中心制定相应细则并组织实施；30万元以下的维修改造工程由工程管理部制定相应细则并组织实施；总务处/后勤集团各采购单位需要按照本细则制定本单位的采购细则。

第二章          组织机构及职责

第四条  设立采购工作领导小组

组长：处长/总经理、书记

组员：学校派驻纪检员、副总经理、副处长、副书记、计划财务部部长、服务监察部部长

第五条  采购工作领导小组是采购工作的决策机构，主要工作职责包括：

（一）审核总务处/后勤集团采购细则、采购流程及其他相关制度；

（二）审定总务处/后勤集团各单位制定的采购细则、采购流程及其他相关制度；

（三）审批各单位上报的年度采购计划；

（四）审定单一来源项目；

（五）确定主副食原材料、低值易耗品、小修工程材料、有偿服务、维修改造工程等归口采购项目的采购方式；

（六）负责对合格供应商资质的确认及资格评审的最终确认；

（七）其他须由采购工作领导小组决策的事宜。

第六条  采购工作领导小组下设采购监控办公室，采购监控办公室是总务处/后勤集团采购工作的监督部门，其办公室设在服务监察部。

第七条  采购监控办公室组成

主任：服务监察部部长（兼）

副主任：服务监察部副部长（兼）

成员：服务监察部相关人员、各单位负责采购监察的工作人员

第八条  采购监控办公室工作职责

（一）监督总务处/后勤集团采购政策、制度的执行情况和内部监督管理及制约机制的落实情况；

（二）负责对30万以下采购项目进行过程监督；

（三）负责对30万（含）以上项目采购的协调及相应管理工作；

（四）负责对总务处/后勤集团各单位年度各类采购合同、文件、资料进行汇总、报备、归档；

（五）受理总务处/后勤集团各单位上报的采购申请，审核采购项目的相关资料，及时了解采购项目的供应渠道并进行市场调研，分层级确定项目的采购方式；

（六）负责主副食原材料、低值易耗品项目的招标组织工作，负责对30万以下维修改造工程、小修工程材料、大宗物品、有偿服务的采购监控；

（七）定期审核供应商的相关资质，发布合格供应商的名单及商品目录，建立合格供应商资料库；

（八）不定期开展供应商评价工作，搭建供应商和使用部门信息反馈平台；

（九）负责督促各单位按时完成采购计划，并对采购项目进行效能监察。

第九条  采购单位职责

（一）负责采购项目申请；

（二）负责提交采购申请表及相关配套资料；

（三）负责采购文件商务条款、技术条款的答疑；

（四）负责合同的拟订、洽谈、签订及执行；

（五）负责采购项目的验收及供应商履约反馈等工作；

（六）制定自行采购项目的采购细则、监控流程及相关管理制度。

第三章          采购限额、采购方式及选择

第十条  采购限额

（一）采购预算金额30万元（不含）万元以下的大宗物品、有偿服务、维修改造工程项目，由归口部门负责采购，采购监控办公室负责履行相应程序；

（二）采购预算金额30万元以上的大宗物品、有偿服务、维修改造工程项目，按照学校相关要求组织采购；

（三）主副食原材料、低值易耗品由采购监控办公室负责组织采购，学校相关部门负责监督，小修工程材料由动力与维修中心负责采购，采购监控办公室负责监督备案。

第十一条  采购方式

总务处/后勤集团采购的方式主要包括询价、洽谈磋商、谈判磋商、网上竞价、网上比选、公开招标、邀请招标、单一来源等学校批准的其他采购方式。

第十二条  大宗物品项目采购方式选择

大宗物品采购预算金额30万元（不含）以下的项目采取询价、网上竞价、网上比选、洽谈磋商、谈判磋商、党政联席会决议等方式进行。

第十三条  有偿服务类项目采购方式选择

有偿服务类项目采购预算金额30万元（不含）以下的项目采取询价、网上竞价、网上比选、谈判磋商、党政联席会决议等方式进行。

第十四条  其他项目采购方式选择

急抢修采购项目经主管领导批准后可直接采购。

主副食原材料、低值易耗品、维修改造工程、小修工程材料根据实际情况，经党政联席会决议后执行。

第四章          采购程序

第十五条  大宗物品、有偿服务类采购程序

（一）采购预算金额2万元（不含）以下的大宗物品、有偿服务类项目

1. 采购人提交总务处/后勤集团采购申请表，采购监控办公室审核后，确定采购方式，执行相应采购计划；

2. 采购结束后，采购人履行合同签订、项目实施、验收等手续。

（二）采购预算金额2万元（含）以上30万元（不含）以下的大宗物品、有偿服务类项目

1. 采购人提交学校采购申请表，采购监控办公室初审核后，确定采购方式，报学校招标与采购中心审核，执行采购计划；

2. 如采用询价采购，成立3人及以上的采购小组，由采购人、采购监控办公室等部门共同组成，负责市场调研，询价等程序，并填写市场调研报告并分别签字；如采取洽谈磋商、谈判磋商，成立3人及以上的磋商小组，由采购人、采购监控办公室与相应专家共同组成，由采购监控办公室组织相应程序，形成磋商记录和结果并报党政联席会通过；如采用网上比选或网上竞价，按照学校招标与采购中心相应的程序进行；

3. 采购结束后，采购人应将《采购过程备案表》提交采购监控办公室，由采购监控办公室审核后统一报送学校招标与采购中心，采购结果在中心网站进行公示；

4. 网上公告截止产生结果后，采购人确认最终供应商，报采购监控办公室备案，并履行合同签订、项目实施、验收等手续。

第十六条  主副食原材料采购

（一）每三年招标一次，分标段进行招标，每个标段招若干入围机构；

（二）由饮食中心提出采购需求和技术参数，采购监控办公室组织专家论证，发布招标公告，组织报名和专家的资格预审；

（三）成立学校主副食原材料联合考察组，由相应部门组成，采购监控办公室负责组织考察，考察后由评委进行打分，对不合格供应商不允许进入投标环节；

（四）采购监控办公室负责开标、评标、公示的全过程，合同由使用单位与相应单位签订；

（五）后期的供应商履约考核由使用单位完成；

（六）采购监控办公室对后期供应商履约情况进行抽查。

第十七条  低值易耗品采购

（一）每三年招标一次，分标段进行招标，每个标段招若干入围机构；

（二）由各个使用单位提出采购需求和技术参数，采购监控办公室对全部低值易耗品进行分类，分成若干标段，并发布招标公告；

（三）采购监控办公室负责开标、评标、公示的全过程，合同由使用单位与相应单位签订；

（四）后期的供应商履约考核由使用单位完成；

（五）采购监控办公室对后期供应商履约情况进行抽查。

第十八条  30万元以下维修改造工程采购

工程管理部按照其制定的相应细则执行采购，每月将已执行的采购项目上报采购监控办公室备案，采购监控办公室负责对其的过程监控。

第十九条  小修工程材料采购

动力与维修中心按照其制定的相应细则执行采购，每月将已执行的采购项目上报采购监控办公室备案，采购监控办公室负责对其过程监控。

第五章          供应商管理

第二十条  建立合格供应商库

合格供应商由使用单位通过调研、考察推荐相关供货商信息，上报采购监控办公室；采购监控办公室按照使用单位提供的资料进行审核、整理并进行市场调研，形成定点采购商品目录和合格供应商资料，上报总务处/后勤集团采购领导小组；总务处/后勤集团采购领导小组共同审核做出评价，确定为合格供应商，即成为总务处/后勤集团准入的供货单位。采购监控办公室负责建立合格供应商的档案。

第二十一条  合格供应商应具备的条件

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）具有良好的商业信誉和健全的会计业务制度；

（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

（四）在经营活动中没有重大违法记录；

（五）生产厂家的直销商；

（六）有指定厂家和机构授权代理的经销商；

（七）有固定的经营场所；

（八）提供经销的商品目录及商品价格。

第二十二条  合格供应商应向物资使用单位提供相关资料

提供资料包括：营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件、法定代表人身份证复印件、产品检疫合格证、卫生许可证、准入证、产品代理资格相关证明原件和复印件、产品目录、价格清单等，也可根据实际情况进行必要的增减。

第二十三条  总务处/后勤集团对合格供应商的认定，原则上每年进行一次。如有新的供应商应先向采购监控办公室提交申请，经总务处/后勤集团采购工作领导小组审评，可适时增减变动。为避免出现供应商垄断市场，对供应商应选择2家以上，使其保持充分竞争。

第二十四条  供应商供货履约要求

（一）供应商应保证提供的商品符合国家质量、卫生检测标准，并提供相关资料；

（二）供应商不得向购货单位提供伪劣商品，如有此情况发生，供货商应全部承担经济损失和后果，并终止供货合同；

（三）供应商不得向购货单位提供临近保质期的商品，保质期必须在二分之一以上，否则扣押当月货款，同时追究验收人员及主管领导责任并处罚款。

第二十五条  供应商退出机制

（一）感官识别和抽样检查记录不合格的；

（二）质量、价格、数量等内容不符合要求的；

（三）通过市场调研，对供货产品质量、价格进行监督得出不合格结论的；

（四）供应商交货的及时率和送货数量的准确率不符合要求的；

（五）总务处/后勤集团采购监控办公室定期征求和收集采购人、验收人、使用人对合格供应商的意见和建议，采取发放定点采购征求意见表的形式，广泛征求和收集各方面的意见和建议，加强管理；

（六）根据以上考核记录，对有违规行为的供货商，采购监控办公室下达整改通知。对下达两次以上整改通知的，提交总务处/后勤集团采购工作领导小组，经领导小组研究确定该供应商的退出事宜。采购监控办公室负责在合格供应商信息系统中对退出的供应商做注销处理。

第六章          工作人员管理

第二十六条  工作人员应依法依规履行岗位职责，按照规定程序和流程开展采购工作，自觉接受上级主管部门和有关部门的监督。

第二十七条  工作人员不得限制或排斥任何合法法人或其他组织参加采购活动，不得对潜在投标人、供应商实行差别待遇或歧视待遇。

第二十八条  工作人员应遵守工作纪律，不得泄露与工作有关的秘密，不得与投标人、供应商串通，损害国家利益、学校利益或者他人的合法权益，如违反上述规定，学校有关部门依法依规追究其责任。

第二十九条  工作人员应廉洁自律，不得收受可能影响公正执行公务的礼品、礼金、消费卡等，不得利用职权或者职务上的影响操办婚丧喜庆事宜，不得接受可能影响公正执行公务的宴请或者旅游、健身、娱乐等活动安排，如违反上述规定，学校有关部门依法依规追究其责任。

第七章          合同签订与文件归档

第三十条  自筹经费的合同由采购人与供应商签订，并报送采购监控办公室备案存档。

第三十一条  公益性经费合同由采购人拟定后报送采购监控办公室审核，由分管领导签署意见后施行。

第三十二条  项目结束后，采购监控办公室负责将采购申请表、市场调研报告、验收单、评标材料等相关文件及合同文本等资料一并整理成册，立卷归档。

第八章          附  则

第三十三条  本细则由总务处/后勤集团采购工作领导小组负责解释。

第三十四条  本细则自2018年3月1日起施行。